Cómo hacer tus reuniones más efectivas

10 marzo
Cómo hacer tus reuniones más efectivas
Para que un proyecto tenga éxito, es fundamental una buena comunicación entre los integrantes del equipo. Esto, por supuesto, implica reunirse frecuentemente para organizar el trabajo, compartir información, definir roles y/o lograr un ritmo óptimo para alcanzar el objetivo.

En este artículo, compartimos algunos elementos clave para que las reuniones sean más efectivas y permitan tomar mejores decisiones.

Planificá

Puede parecer una obviedad, pero lo cierto es que muchas reuniones comienzan sin tener un objetivo claramente definido. El propósito de cualquier encuentro tiene que ser claro, conciso y debe compartirse anticipadamente con todos sus participantes, quienes deben saber cuáles son las expectativas que recaen sobre ellos. Además, la reunión debe tener un programa que ordene e indique los temas a seguir, a pesar de que eventualmente la conversación se pueda luego desviarse a otro punto que no estaba previsto. Finalmente, al planificar, no hay que olvidar ciertos detalles técnicos como, por ejemplo, la diferencia horaria en entornos distribuidos.

Rompé el hielo y presentá los temas

Al iniciar una reunión, no vayas directo al grano. Saludá a todos los participantes, presentate si es necesario y, si es el primer encuentro de ese grupo específico, presentá también a cada una de las personas que están ahí, explicando cuál es su rol. Analizá el clima: si está muy tenso, podés comenzar con una broma o una anécdota para crear un clima más relajado, fomentar la participación y llamar la atención de los colaboradores.

Luego, estarás en condiciones de dar inicio formalmente a la reunión. Lo primero será repasar el objetivo específico del encuentro y el programa que se va a seguir; para ello, podés usar diapositivas o anotarlo en una pizarra. Esto va a hacer que el grupo esté enfocado.

Finalmente, comunicá reglas claras tal como: si una persona habla, el resto escucha; y vale la pena mencionar que el uso de celulares debe limitarse solo para emergencias.

Gestioná la participación de cada persona

Acordate de este punto durante toda la reunión. Hay individuos que, por su personalidad, van a tomar un rol activo y van a dar su opinión sobre cada tema espontáneamente, mientras que otras más introvertidas van a tender a mantenerse en silencio. Tu rol como líder es balancear la participación de todos los presentes, por lo que es aconsejable que le des un espacio a aquellos más tímidos haciéndoles preguntas individuales y pidiéndoles puntualmente que opinen sobre lo que se está debatiendo.

Asimismo, es importante controlar el curso del debate. Hay muchas técnicas que pueden facilitar esto: la más básica (y efectiva) es hacer preguntas sencillas y cerradas (“sí” o “no”), por ejemplo: “¿Estamos todos de acuerdo con esta solución?”.

4. Hacé unas conclusiones finales antes de dar por terminada la reunión

Muchas personas tienden a olvidar este punto: antes de terminar el encuentro, resumí de forma concisa los acuerdos a los que se llegó, detallá cuáles son las decisiones que se tomaron, los pasos a seguir en adelante y las tareas designadas a cada uno. Al hacerlo, estarás ayudando a los demás a recordar qué se espera de ellos y dejarás diseñado implícitamente el esquema de la próxima reunión.

Solicitá feedback

Luego de algunas reuniones, puede ser útil recibir feedback por parte de los asistentes. Para eso, podés hacer algunas preguntas simples, como “¿Qué les pareció la reunión?”, “¿Qué fue lo más importante?”, “¿Qué deberíamos mejorar?”, etc. De esta forma, vas a poder analizar los comentarios y las ideas del equipo para que los próximos encuentros se adapten mejor a sus expectativas. Esto, sin dudas, va a mejorar su compromiso y participación en cada reunión.