Gestión del tiempo: 10 consejos para trabajar y sentirnos mejor

Gestión del tiempo: 10 consejos para trabajar y sentirnos mejor
Siguiendo algunas simples reglas, muchas veces podemos ahorrar tiempo, evitar trabajar en exceso, solucionar las tareas urgentes más rápido y, lo que es muy importante, sentirnos menos nerviosos.

Derek Gibb, Engagement Manager de Zug (Suiza), trabaja con muchas cuentas, equipos y proyectos en paralelo, por lo que debe prestar mucha atención a la planificación. Con motivo de las Wellbeing Weeks que estamos celebrando en DataArt, le pedimos a Derek que compartiera sus técnicas favoritas de gestión del tiempo.

  1. Mantené el calendario actualizado. Revisar la lista de tareas pendientes dos veces al día, por ejemplo, por la mañana antes de comenzar a trabajar y por la tarde también es de gran ayuda. Preguntate a vos mismo ante cada compromiso que tengas ¿realmente es necesaria esa reunión? ¿qué aporte hará mi presencia en ella?
  2. Lista de tareas pendientes. Tomate nueve minutos al día para escribir tu lista de tareas y un minuto más para priorizarlas. Resaltá los asuntos urgentes y asegurate de que tus prioridades sean realmente las más urgentes y no lo que más te guste hacer.
  3. Controlá el tiempo. Reservá un determinado tiempo para cada tarea que tengas que hacer e intentá cumplir con tu propio plan lo más que puedas.
  4. No te distraigas. La mayor parte del tiempo suele perderse por cambiar el foco de atención de un tema al otro. Si te resulta difícil concentrarte, intentá descubrir cuál es exactamente el tema que más te está distrayendo y asígnale un tiempo en tu agenda. De esta forma, vas a estar mucho menos preocupado, sabiendo que vas a poder lidiar con esa fuente de ansiedad en un momento.
  5. Desactivá las notificaciones. Si estás haciendo algo realmente importante, que requiere concentración y un margen de tiempo considerable, desactivá todas las notificaciones y sonidos de Skype, Teams, emails, celular, etc. Establecé alguna alarma para revisar todos los mensajes que tengas una vez por hora. Puede sonar un poco intimidante, pero casi cualquier cosa puede esperar 50 minutos.
  6. Tené cuidado con los conversadores. Las personas son dignas de atención. Si un colega tiene una pregunta o simplemente quiere compartir un punto delicado, siempre es bueno escucharlo y tratar de ayudarlo. Sin embargo, no hay nada malo en consultar la urgencia que requiere nuestra respuesta. Si hubiera alguna persona en particular que generalmente nos requiriera por demasiado tiempo, pueden establecerse límites.
  7. Planificá tus reuniones. Antes de cada llamada o reunión, determiná los objetivos de la conversación, qué información se debe solicitar o compartir, o qué problema hay que resolver. Si el tema se soluciona rápido, no dudes en finalizar la conversación antes. Y si tu ayuda claramente no es necesaria, es bastante decente disculparse y dedicarse a los asuntos más urgentes.
  8. Delegá. Siempre que sea posible, delegá tareas en aquellos que puedan realizarlas más rápido y mejor. Después de asegurarte de que tu colega pueda asumir esa carga adicional, explicale con el mayor detalle posible qué debe hacer exactamente y qué resultado se espera. Dale 20 minutos para pensar en el problema y que te haga todas las preguntas que necesite. Por último, no olviden evaluar conjuntamente el resultado.
  9. No seas perfeccionista. Siempre existe la tentación de dedicarle más tiempo a una tarea interesante, incluso si se produce a expensas del resto del trabajo. Por eso, es importante saber cuándo ponerle fin. Si el resultado ya cumple con las expectativas, es mejor continuar con la siguiente tarea.
  10. No pierdas el tiempo esperando. Si no podés continuar una tarea hasta que recibas la respuesta de un colega, decilo con anticipación. Advertile desde un principio en qué punto vas a necesitar que su parte del trabajo esté hecha y andá chequeando siempre que puedas que todo vaya avanzando de acuerdo con el plan.

Para cumplir con tu propio plan, no es necesario ser severo, interrumpir a otras personas a mitad de la oración o negarse a ayudar a los colegas. Lo que en verdad se necesita es ser constante y recordar reservarse un tiempo, incluso para las tareas más pequeñas.