Que el trabajo no te sobrepase: trucos útiles para Delivery Managers

29 enero
Dmytro Zota, Delivery Manager, DataArt
Que el trabajo no te sobrepase: trucos útiles para Delivery Managers
El trabajo de un DM consta de dos áreas principales: proyectos y oportunidades.

Cuando se trata de administrar la cartera de un proyecto, algunas de las tareas son:

  • mantener reuniones con Project Managers;
  • reunirse con clientes;
  • llevar el control de las finanzas;
  • promover el crecimiento de los proyectos;
  • evaluar a los miembros de los equipos;
  • gestionar ascensos del personal;
  • contratar, rotar e incluso desvincular personal.

En cambio, cuando hay proyectos potenciales en proceso, el DM es responsable de:

  • negociar con los clientes;
  • desarrollar contratos, acuerdos y presentaciones;
  • evaluar los proyectos;
  • desarrollar la ingeniería;
  • la búsqueda de personal;
  • el despliegue del proyecto;
  • el control de los componentes financieros.

Existen guías, plantillas y prácticas recomendadas, pero no siempre es posible estandarizar por completo estas actividades. La cantidad, los resultados esperados, las fechas límite y la composición de los grupos de trabajo varían según cada proyecto. La realidad es que cada uno es diferente. De acuerdo con la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK, por sus siglas en inglés), el simple hecho de que los clientes sean distintos hace que cada proyecto sea único. Existe una enorme variedad de ámbitos, tecnologías, cronogramas, formatos y frecuencias de informes, así como también diferentes expectativas y enfoques para resolver problemas.

Todas estas cuestiones requieren un control y nada garantiza buenos resultados. Faltar a una simple reunión puede parecer una tontería pero, quién dice, conduce a la pérdida de un proyecto potencial muy importante.

En general, todos los pasos se reducen a un escenario simple:

  1. Llega una oportunidad a la empresa.
  2. Hacemos nuestra propuesta.
  3. El cliente la acepta y firma un contrato con nosotros.
  4. Damos inicio al proyecto.
  5. Dirigimos el proyecto.
  6. Cerramos el proyecto.

Pero todo lo que sucede entre medio de esas cuestiones deja espacio para la creatividad.

A veces trabajas con una docena de equipos y debes recordar qué trabajo le corresponde a quién, hasta qué grado se ha completado una u otra tarea, a quién y qué prometiste, quién y qué te prometió.

Como recita el refrán: “la tinta más pobre de color vale más que la mejor memoria”. Me encantan los cuadernos: indica que quien lo usa está acostumbrado a redactar contratos y a registrar los resultados de debates, para que no se pierdan en el curso de las operaciones. Sin embargo, escribir cualquier tipo de informe sobre esos registros es una tarea difícil.

Trabajamos en un campo altamente tecnológico, por lo tanto, dejemos que la tecnología nos ayude a facilitar el control de los proyectos para que sea más fácil y transparente.

Por cierto, el control y la transparencia funcionan juntos: la falta de transparencia obliga a aumentar el control y, por otro lado, cuanta mayor transparencia haya, uno puede desprenderse casi totalmente del control, confiando en que, en caso de surgir algún problema, te enterarías.

Dado todo esto, el sistema de gestión de un DM debe ser flexible y adaptarse a los diferentes proyectos. Además, debe proporcionar un control estricto sobre los tiempos y el cumplimiento de las tareas.

Quiero compartir un sistema sencillo y efectivo en JIRA, que ayuda a no olvidarse de nada (o casi nada) y a terminar las tareas a tiempo (o al menos, a saber a tiempo si no se llega a terminar alguna tarea).

Estructura

Utilicé un proyecto de Kanban vacío. Lo elegí porque el objetivo era solucionar problemas lo más pronto posible y no generar un delta garantizado de trabajo por semana. El algoritmo es el siguiente:

  1. Se crea un Epic para cada oportunidad.
  2. Si se gana la oportunidad, el nombre del Epic se cambia a _prj.
  3. Cada tarea que requiere control comienza como una User Story [historia de usuario] en el Epic correspondiente.

Existen dos tableros: Pricipal y Epic:

  • En el tablero Epic se puede controlar el estado de un proyecto específico.
  • En el tablero principal se agrupan todas las tareas en diagramas de flujos para los Epics.

Un Epic independiente es “HCLS Improvements”.  Aquí es donde vale la pena saber cómo optimizar nuestro trabajo. Realmente quiero que estas iniciativas no disminuyan el flujo de la rutina, y, por lo tanto, los dirijo como proyectos separados.

Así es como se ve Epics:

El tablero principal se agrupa por Epics. Veamos uno de los posibles proyectos: con tan solo un vistazo podrás comprender lo que ya se ha hecho, lo que está en progreso y lo que queda por hacer.

A medida que llega nueva información, la agrego con comentarios en las Historias de usuarios correspondientes. Por lo tanto, siempre puedo restaurar la cronología de los eventos.

Para tareas con una fecha límite específica, puedo utilizar el campo de Due Date [fecha límite]. Luego, la tarea aparecerá en el calendario del tablero.

¿Cómo se utiliza?

El sistema es muy simple. En JIRA, desarrollar y configurar un proyecto llevará entre 20 y 30 minutos: solo se utilizan tipos de problemas y flujos de trabajo estándares y por defecto. Pero a pesar de su estructura simple, el sistema aporta mucho contexto útil y practicidad a los datos. Todos los días, cuando vengo al trabajo, reviso la lista de tareas que están en proceso. Miro mis notas de reuniones en las tareas correspondientes y luego se las envío por correo electrónico a los participantes.

Una buena práctica es recopilar y enviar informes de estado a los colegas una vez por semana. Solo necesito filtrar todas las emisiones por fecha de actualización: aquellas que tengan actualizaciones de esta semana irán al informe de “trabajo realizado”, mientras que las que no las tengan irán al mismo informe pero calificadas como “atascadas”.

Desde cada emisión, podrás dirigirte al Epic de cada proyecto (simplemente haciendo click en él) e inmediatamente lo verás completo.

Si utilizas Confluence, también podrás ver fácilmente el estado del proyecto. Presiona Ctl+Shift+J y añade el filtro que desees a la página.

Tablero de instrumentos

El toque final es crear un tablero que muestre gráficos y estadísticas. Este es un tablero que yo mismo creé:

Gráfico de burbuja

Este complemento organiza las tareas en tablas según la cantidad de comentarios que tengan, y la cantidad de días que pasaron desde la primera vez que se abrieron. Por lo tanto, las tareas más largas con la mayor cantidad de confusión se deslizan hacia la esquina superior derecha.

Las tareas que han quedado olvidadas (no hay comentarios, pero han estado abiertas por mucho tiempo) quedan en el fondo. Al cliquear en el círculo se abre la tarea. Es muy conveniente notar dónde comienza el problema y dónde, por el contrario, todo se ha solucionado.

Gráfico circular

El gráfico circular muestra cómo se distribuyen las actividades en todos los proyectos. Lo que se toma en cuenta no es la cantidad de tiempo dedicado, sino la cantidad de tareas asociadas con el proyecto, como prueba indirecta de la complejidad del proyecto en particular. También puede hacerse un seguimiento del tiempo, pero luego tendrás que usar Log Work en lugar de comentarios.

Creado vs resuelto

Lo mejor de este gráfico es que te permite llevar el control de tu trabajo mientras cambia. Ahora puedo responder razonablemente por sí o por no a propuestas para aceptar otro proyecto. Y esto me ayuda a evitar situaciones incómodas cuando, sin darnos cuenta, aceptamos muchas tareas pequeñas y terminamos decepcionando a colegas, olvidando hacer algo a tiempo.

Calendario de emisiones

Es simple: un calendario de tareas que tienen una fecha de vencimiento exacta. Se puede sincronizar este calendario con Outlook para que los problemas mismos aparezcan en él como una aplicación.

Resumen

Las ventajas:

  1. La visibilidad de la información.
  2. La simple navegación.
  3. La generación de informes.
  4. Análisis de tendencias y pronósticos.

Las desventajas:

  1. Lleva entre 20 y 30 minutos configurar el sistema.
  2. Para mantenerse al día: 5 minutos por la mañana, 5 minutos por la noche.

¡Espero que el sistema les resulte útil!